โปรแกรมเงินเดือนเป็นอีกหนึ่งทางเลือกขององค์กรหรือผู้ประกอบการทั้งหลาย เพื่อทำเงินเดือนแทนแรงงานคนเดิมๆ ขณะที่บางองค์กรอาจยังตัดสินใจอยู่ว่าควรใช้หรือไม่อย่างไร ครั้งนี้ทางบทความจึงถือโอกาสนำเหตุผลดีๆ มาฝากว่าทำไมถึงควรใช้โปรแกรมเงินเดือน เพราะมีเหตุผลหลายๆ อย่าง ที่ควรค่าแก่การใช้งาน ดังนี้
รวดเร็ว
ข้อแรกที่อยากนำเสนอเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือนก็คือความรวดเร็ว ด้วยระบบการทำงานที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ที่ถึงแม้ข้อมูลจะมีขนาดมากจากจำนวนพนักงานตั้งแต่หลักสิบไปจนถึงหลักพันคน แต่การทำงานด้วยโปรแกรมเงินเดือน ก็สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่รวดเร็วทันใจ จากการประมวลผลด้วยโปรแกรม
การประมวลผลด้วยโปรแกรมจะรวดเร็วกว่าการคำนวณด้วยพนักงาน ที่ถึงแม้จะใช้โปรแกรม Excel หรือโปรแกรมอื่นๆ คำนวณให้ แต่ก็จะไม่รวดเร็วเท่ากับการใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป เพราะโปรแกรมสำเร็จรูปจะมีการจัดหมวดหมู่ และคิดอัตราภาษี กองทุนประกันสังคม และอื่นๆ ให้แบบเสร็จสรรพ โดยที่พนักงานฝ่ายบุคคลไม่ต้องมานั่งจัดการตรงนี้ โดยเฉพาะในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก ข้อมูลก็จะมากไปด้วยเช่นกัน การใช้โปรแกรมเงินเดือนจะประหยัดเวลากว่ามาก
แม่นยำ เชื่อถือได้
โปรแกรมเงินเดือนถูกออกแบบมาที่รองรับการประมวลผลได้อย่างแม่นยำ และการประมวลผลนั้นเชื่อถือได้ เพียงแค่มีการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องลงไป ที่เหลือโปรแกรมจะทำเงินเดือนให้เสร็จสรรพ และแปรผลลัพธ์ออกมาอย่างแม่นยำ มีการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ใช้ครั้งถัดไป ทำให้การทำงานของฝ่ายบุคคลนั้นง่ายขึ้น และแม่นยำมากกว่าการทำเงินเดือนด้วยคน ซึ่งอาจจะมีการตกหล่นหรือผิดพลาดบางอย่างไปได้
โดยเฉพาะเรื่องการคำนวณอัตราภาษีและอื่นๆ ที่นอกเหนือจากเงินเดือน หรือพวกรายละเอียดยิบย่อยต่างๆ ที่ตกหล่นได้ง่ายมาก การใช้โปรแกรมเงินเดือนซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปจัดการส่วนนี้ให้เป็นเรื่องง่าย และเชื่อถือได้ด้วยการแปรผลแบบสมองกล
ประหยัดงบ
การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนจะต้องอาศัยงบประมาณส่วนหนึ่งเพื่อใช้จ่ายในการใช้งานโปรแกรมหรือจ่ายค่าลิขสิทธิ์ต่างๆ แต่ก็จะประหยัดมากกว่าการจ้างพนักงานที่เข้ามาทำเรื่องเงินเดือนโดยเฉพาะ ยิ่งถ้าเป็นองค์กรใหญ่ อาจต้องใช้พนักงานสำหรับทำเงินเดือนหลายคน
บางครั้งอาจต้องมีพนักงานทำเงินเดือนประจำแผนกและมีส่วนกลางขององค์กรอีกที ซึ่งต้องเสียงบประมาณในการจ้างคนสูงกว่าการเสียงบประมาณเพื่อใช้งานโปรแกรม โดยการใช้งานโปรแกรมเงินเดือน แต่ละโปรแกรมก็จะมีรายละเอียดค่าใช้จ่ายแตกต่างกันออกไป และอาจมีการจัดแพ็กเกตในการรองรับข้อมูลในขนาดต่างๆ
ทดแทนแรงงานคน
การใช้โปรแกรมเงินเดือนช่วยทดแทนแรงงานคนได้ ไม่ต้องจ้างพนักงานมาเพื่อทำเงินเดือนโดยเฉพาะ ซึ่งก็อย่างที่รู้กันว่า การบริหารคนเป็นเรื่องยากกว่าการบริหารงานอย่างอื่นค่อนข้างมาก การได้ลดปริมาณแรงงานคนไปได้อย่างน้อย 1 ตำแหน่งก็จะทำให้การบริหารงานในองค์กรนั้นง่ายขึ้นด้วย
เนื่องจากการบริหารคน 1 คน นอกจากเรื่องเงินเดือนแล้ว ยังมีเรื่องของการดูแลสวัสดิการพนักงาน รวมถึงโอกาสการเติบโตในหน้าที่ของพนักงานที่ต้องดูแลด้วยเช่นกัน การสร้างขวัญและกำลังใจ การประเมินผลงาน และอื่นๆ หลายครั้งก็เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน สำหรับตำแหน่งที่สามารถใช้โปรแกรมทำงานแทนได้ หากเลือกใช้โปรแกรมก็จะช่วยลดความซับซ้อนในส่วนนี้
ข้อมูลไม่รั่วไหล
เรื่องข้อมูลเงินเดือนพนักงาน เป็นเรื่องที่ควรปกปิดไว้เป็นข้อมูลส่วนบุคคล ภายในองค์กรไม่ควรรู้เรื่องเงินเดือนของกันและกัน แต่การที่มีพนักงานทำเงินเดือนอยู่ ก็มีสิทธิที่ได้รู้เงินเดือนของพนักงานคนอื่นๆ และอาจมีความเสี่ยงที่ข้อมูลเงินเดือนของแต่ละคนจะรั่วไหลออกไปได้ด้วย หากมีการแอบบอกกันแบบปกต่อปากไปเรื่อยๆ ปัญหานี้พบได้บ่อยมาก โดยเฉพาะเรื่องติฉินนินทากันในที่ทำงาน เพียงเพราะรู้เงินเดือนของพนักงานคนนั้นๆ ซึ่งเรื่องนี้ไม่ควรเกิดขึ้น และถ้าหากหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือน ปัญหานี้ก็จะลดลง แต่ข้อควรระวังคือต้องเลือกโปรแกรมที่มีความน่าเชื่อถือในเรื่องของการปกป้องข้อมูลด้วย
การคำนวณภาษี
การทำเงินเดือน นอกจากจะมีเรื่องของการจ่ายเงินเดือนแล้วยังต้องคำนวณภาษีด้วย ซึ่งเป็นเรื่องทางกฎหมายและมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละบุคคล ตามอัตราเงินเดือนที่ต้องยจ่ายภาษีไม่เท่ากัน ถือเป็นเรื่องที่ชวนปวดหัวพอสมควรสำหรับการคำนวณภาษี เพราะละเอียดและซับซ้อน การใช้โปรแกรมเงินเดือนเข้ามาจัดการตรงนี้ย่อมเป็นเรื่องดีกว่าการให้คนทำเงินเดือน เพราะประมวลผลได้แม่นยำกว่า เชื่อถือได้มากกว่า และแน่ใจว่าจะไม่ตกหล่นเรื่องคำนวณผิดพลาดอย่างแน่นอน
โดยการคำนวณภาษีเป็นเรื่องที่สำคัญมาก มีหลายองค์กรตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนคน ก็เพราะเรื่องการคำนวณภาษี เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงานส่วนนี้
เรื่องอื่นๆ เกี่ยวกับกฏหมาย
พูดเรื่องการคำนวณภาษีไปแล้ว ก็ยังมีส่วนอื่นๆ อีกในเรื่องของกฎหมาย อาทิ การหักประกันสังคม หรือการหักเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และอื่นๆ ซึ่งพนักงานแต่ละคนมีรายละเอียดการหักเงินเดือนส่วนต่างๆ ไม่เหมือนกัน จึงเป็นเรื่องที่โปรแกรมเงินเดือนสามารถทำได้ดีกว่า และเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่องค์กรหรือผู้ประกอบการควรหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนพนักงานในการทำเงินเดือน โดยเหตุผลส่วนนี้ถือว่าสำคัญเพราะเป็นเรื่องของกฎหมาย หากผิดพลาดจะส่งผลกระทบหลายด้านด้วยกัน
ทั้งหมดนี้ก็เป็นเหตุผลต่างๆ ที่องค์กรหรือผู้ประกอบการควรหันมาใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนการใช้พนักงานในการทำเงินเดือน เพื่อความแม่นยำของข้อมูล ผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้มากกว่า ที่สำคัญยังง่ายและสะดวกรวดเร็วกว่า ช่วยให้การบริหารงานนั้นลื่นไหลกว่าเดิม อีกทั้งยังทำให้การดำเนินงานนั้นง่ายขึ้น สามารถเอาส่วนนี้ที่ได้รับการแบ่งเบาจากโปรแกรมเงินเดือน ไปพัฒนาส่วนอื่นๆ ได้มากกว่าเดิม แทนที่จะมานั่งเสียเวลาตรวจสอบข้อผิดพลาดของข้อมูลที่เกิดจากคน แต่เมื่อเป็นโปรแกรมก็ช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้ หรือแม้แต่เอางบประมาณที่เหลือจากการจ้างคนไปพัฒนาส่วนอื่นๆ ได้อีกมาก