เมื่อโลกออนไลน์ได้กลายมาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของเราทุกคน รวมไปถึงการทำงาน องค์กรต่าง ๆ จึงต้องปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีเหล่านี้ เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น วันนี้เราจะชวนมารู้จักกับข้อดีของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ หนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่องค์กรยุคดิจิทัลไม่ควรมองข้าม
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ คืออะไร
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ หรือ Online Document Management System คือ โปรแกรมที่ใช้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำงานได้ผ่านระบบออนไลน์ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานต่าง ๆ ได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยที่ไม่ต้องใช้กระดาษ และไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งบางโปรแกรมก็ยังมาพร้อมกับฟีเจอร์ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น เช่น ระบบอนุมัติเอกสาร ระบบติดตามเอกสาร หรือ ระบบเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ข้อดีของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์นั้นมาพร้อมกับข้อดีที่น่าสนใจมากมายดังต่อไปนี้
- ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะเมื่อหันมาใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ก็จะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ และอุปกรณ์สิ้นเปลืองต่าง ๆ ในสำนักงาน และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปกับการจัดเก็บเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นตู้เก็บเอกสาร กล่องใส่เอกสาร ไปจนถึงการเช่าพื้นที่สำหรับเก็บเอกสาร
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะจะช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็ว สามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา และโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ที่มาพร้อมกับฟีเจอร์อื่น ๆ ก็ยังช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ประหยัดเวลาทำงาน และช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างก้าวกระโดด
- ช่วยยกระดับความปลอดภัย จากการจัดเก็บเอกสารไว้ในพื้นที่ที่มีการเข้ารหัสอย่างแน่นหนา สามารถจำกัดสิทธิ์การใช้งานได้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย และป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ได้มากขึ้นเป็นเท่าตัว
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างไรบ้าง
โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้หลากหลาย เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถใช้โปรแกรมในการจัดเก็บข้อมูลของพนักงานได้อย่างเป็นระเบียบและปลอดภัย ฝ่ายบัญชีเองก็สามารถใช้จัดเก็บเอกสารสำคัญต่าง ๆ และนำส่งเพื่อการอนุมัตได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องห่วงว่าข้อมูลสำคัญจะรั่วไหล ตกหล่น หรือสูญหาย ในส่วนของฝ่ายการตลาด ก็สามารถใช้โปรแกรมในการจัดเก็บข้อมูลและเอกสารที่จะช่วยพัฒนาสินค้าและบริการ รวมถึงสามารถแชร์ข้อมูลกับลูกค้าได้สะดวกยิ่งขึ้น
และทั้งหมดนี้ก็คือข้อดีที่โดดเด่นของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ อีกหนึ่งเครื่องมือดี ๆ ที่องค์กรยุคใหม่ต้องรู้จัก ซึ่งจะช่วยให้การทำงานบนโลกออนไลน์เป็นเรื่องง่าย ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างว่องไว และนำหน้าคู่แข่งได้อย่างก้าวกระโดด
