หนึ่งในธุรกิจที่มีการแข่งขันกันสูงมากในปัจจุบัน คงจะต้องรวมอุตสาหกรรมโรงแรมเอาไว้ด้วย แต่นอกจากการแข่งขันกันในเรื่องของราคาและการบริการแล้ว ผู้ประกอบยังจะต้องปรับตัวด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ในการบริหารทั้งงาน Front Deck และหลังบ้าน ควบคู่ไปกับการให้ความสำคัญกับงานด้านบริการ เพราะนอกจากจะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจ ยังจะทำให้ธุรกิจนำหน้าเหนือคู่แข่งอีกด้วย
ซึ่งในปัจจุบันได้มีการนำระบบจัดการโรงแรม (Property Management System: PMS) เข้ามาช่วยยกระดับการดำเนินงานในโรงแรมให้มีความคล่องตัว แม่นยำ และสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเหนือระดับยิ่งขึ้น แล้วประโยชน์ของระบบ PMS สำหรับโรงแรม มีประโยชน์ในด้านใดบ้าง บทความนี้ได้รวบรวมข้อดีที่เหล่าผู้ประกอบการโรงแรมไม่ควรพลาดเอาไว้ให้แล้ว
ระบบ PMS โรงแรมคืออะไร?
ก่อนที่จะลงลึกถึงประโยชน์ของระบบ PMS เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่าระบบนี้คืออะไร โดยพื้นฐานแล้ว ระบบ PMS คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการบริหารจัดการงานต่างๆ ภายในโรงแรมอย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดการการจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาท์ การจัดการห้องพัก การจัดการบัญชี การออกรายงาน ไปจนถึงการเชื่อมต่อกับช่องทางการจัดจำหน่ายออนไลน์ต่างๆ (Online Travel Agencies: OTAs)
ระบบ PMS โรงแรม เหมาะสมกับโรงแรมขนาดใด?
ระบบ PMS มีประโยชน์และเหมาะสมกับโรงแรมทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็ก (Boutique Hotel) โรงแรมขนาดกลาง หรือโรงแรมขนาดใหญ่ (Resort) เพียงแต่ฟังก์ชันและขีดความสามารถของระบบที่เลือกใช้อาจแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนและความต้องการของแต่ละโรงแรม
- โรงแรมขนาดเล็ก: ระบบ PMS โรงแรม จะช่วยให้การจัดการงานต่างๆ เป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดการด้วยตนเอง ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร ทำให้เจ้าของโรงแรมสามารถมีเวลาโฟกัสกับการให้บริการลูกค้าได้อย่างเต็มที่
- โรงแรมขนาดกลาง: ระบบ PMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกต่างๆ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และช่วยให้การสื่อสารระหว่างแผนกเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ยังช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ทางธุรกิจ
- โรงแรมขนาดใหญ่: ระบบ PMS เป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ในการจัดการข้อมูลจำนวนมาก การประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ ที่มีจำนวนมาก และการควบคุมการดำเนินงานที่ซับซ้อน ระบบที่มีฟังก์ชันขั้นสูงยังสามารถรองรับการจัดการด้านอื่นๆ เช่น การจัดการจัดเลี้ยง (Banquet) สปา หรือร้านอาหารภายในโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ของระบบ PMS ในการบริหารงานโรงแรม
ระบบ PMS มอบประโยชน์มากมายให้กับผู้ประกอบการโรงแรมในการบริหารจัดการ โดยสามารถสรุปเป็นข้อๆ ได้ดังนี้
- การจัดการการจองห้องพักที่มีประสิทธิภาพ
- รวมทุกช่องทางการจอง: ระบบ PMS สามารถรวมการจองจากช่องทางต่างๆ ไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการจองโดยตรงผ่านเว็บไซต์โรงแรม โทรศัพท์ อีเมล หรือผ่านช่องทาง OTA ต่างๆ ช่วยลดความสับสนและป้องกันการจองซ้ำซ้อน
- การจัดการราคาและโปรโมชั่น: สามารถกำหนดราคาห้องพักที่แตกต่างกันตามฤดูกาล ประเภทห้องพัก หรือโปรโมชั่นต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น และปรับปรุงราคาได้อย่างรวดเร็วตามสถานการณ์
- การยืนยันการจองอัตโนมัติ: ระบบสามารถส่งอีเมลยืนยันการจองให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ พร้อมรายละเอียดการจอง ทำให้ลูกค้าได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว
- การจัดการการยกเลิกและการเปลี่ยนแปลงการจอง: ระบบช่วยให้การจัดการการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงการจองเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง
- การดำเนินงานส่วนหน้า (Front Office) ที่คล่องตัว
- การเช็คอินและเช็คเอาท์ที่รวดเร็ว: ระบบช่วยให้พนักงานสามารถเช็คอินและเช็คเอาท์ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลารอคอยของลูกค้า และสร้างความประทับใจในการบริการ
- การจัดการสถานะห้องพักแบบเรียลไทม์: พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะห้องพักได้ทันทีว่าห้องใดว่าง ห้องใดกำลังทำความสะอาด หรือห้องใดที่ลูกค้ากำลังเข้าพัก ทำให้การจัดสรรห้องพักเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- การออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน: ระบบช่วยในการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและรวดเร็ว รองรับการชำระเงินหลากหลายรูปแบบ และบันทึกข้อมูลการชำระเงินอย่างเป็นระบบ
- การจัดการคำขอพิเศษของลูกค้า: สามารถบันทึกและติดตามคำขอพิเศษของลูกค้า เช่น เตียงเสริม ห้องปลอดบุหรี่ หรือเวลาเช็คอิน/เช็คเอาท์นอกเวลา เพื่อให้การบริการตรงตามความต้องการของลูกค้า
- การจัดการห้องพัก (Housekeeping) ที่มีประสิทธิภาพ
- การมอบหมายงานทำความสะอาด: ระบบช่วยในการมอบหมายงานทำความสะอาดห้องพักให้กับพนักงานแม่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามสถานะการทำความสะอาดห้องพัก
- การจัดการสินค้าคงคลังในห้องพัก: สามารถติดตามการใช้และเติมสินค้าต่างๆ ในห้องพัก เช่น สบู่ แชมพู หรือเครื่องดื่ม
- การแจ้งซ่อมบำรุง: พนักงานสามารถแจ้งปัญหาหรือความเสียหายในห้องพักผ่านระบบ เพื่อให้แผนกช่างสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
- การจัดการบัญชีและการเงินที่แม่นยำ
- การบันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย: ระบบช่วยในการบันทึกข้อมูลรายได้จากห้องพัก อาหารและเครื่องดื่ม บริการอื่นๆ และค่าใช้จ่ายต่างๆ อย่างเป็นระบบ
- การออกรายงานทางการเงิน: สามารถสร้างรายงานทางการเงินต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น รายงานรายได้ รายงานค่าใช้จ่าย รายงานลูกหนี้ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ผลประกอบการและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูล
- การเชื่อมต่อกับระบบบัญชีภายนอก: ระบบ PMS บางระบบสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีภายนอกได้ ทำให้การจัดการด้านการเงินมีความสะดวกและราบรื่นยิ่งขึ้น
- การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน
- ข้อมูลเชิงลึก: ระบบ PMS ในโรงแรม สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เช่น อัตราการเข้าพัก ระยะเวลาการเข้าพักเฉลี่ย รายได้เฉลี่ยต่อห้องพัก และแหล่งที่มาของการจอง
- รายงานที่ปรับแต่งได้: สามารถสร้างรายงานที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ และระบุแนวโน้มหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- การตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น: ข้อมูลและรายงานที่ได้จากระบบ PMS ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูลและแม่นยำยิ่งขึ้น
- การเชื่อมต่อกับช่องทางการจัดจำหน่ายออนไลน์ (Channel Management)
- การอัปเดตสถานะห้องพักและราคาแบบเรียลไทม์: ระบบ PMS ที่มีฟังก์ชัน Channel Management จะช่วยอัปเดตสถานะห้องพักและราคาไปยังช่องทาง OTA ต่างๆ โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงของการจองซ้ำซ้อนและเพิ่มโอกาสในการขาย
- การบริหารจัดการช่องทางที่หลากหลาย: สามารถบริหารจัดการช่องทางการจัดจำหน่ายหลายช่องทางได้จากระบบเดียว ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการจัดการแต่ละช่องทางแยกกัน
- การเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร
- การสื่อสารระหว่างแผนก: ระบบ PMS ช่วยให้การสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เช่น การแจ้งสถานะห้องพักจากแผนกแม่บ้านไปยังส่วนหน้า หรือการแจ้งคำขอพิเศษของลูกค้าไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง
- การสื่อสารกับลูกค้า: ระบบสามารถช่วยในการส่งอีเมลยืนยันการจอง อีเมลแจ้งเตือนก่อนการเข้าพัก หรืออีเมลขอบคุณหลังการเข้าพัก เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
ระบบ PMS สำหรับโรงแรม ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการทำงาน แต่เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการโรงแรมในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ การนำระบบ PMS ที่เหมาะสมมาใช้งาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานพร้อมกับช่วยยกระดับการบริการลูกค้าได้อย่างแท้จริง