คุณกล้าแค่ไหนที่จะฝากข้อมูลสำคัญไว้กับใครสักคน แล้วให้เขาทำลายมันให้คุณโดยที่ไม่มีหลักฐานว่า ‘ทำลายจริง’? คำถามนี้ไม่ใช่เรื่องไกลตัว โดยเฉพาะในยุคที่ “ข้อมูล” ไม่ใช่แค่ตัวเลขในเครื่อง แต่คือทรัพย์สินขององค์กรที่อาจมีมูลค่ามหาศาล หากรั่วไหลออกไป
เพราะฉะนั้น การเลือกบริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ ไม่ใช่แค่ดูว่าทำลายได้หรือไม่ แต่ต้องพิจารณาว่า “น่าเชื่อถือแค่ไหน” บทความนี้จะพาคุณวิเคราะห์ทีละประเด็นแบบลึกและตรงจุด
บริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ที่ดี ต้องมี Certificate of Destruction
ใบรับรองนี้เปรียบเสมือน “พยานหลักฐานทางกฎหมาย” ว่าข้อมูลของคุณถูกทำลายแล้วอย่างถูกต้อง ไม่ใช่แค่ลบไฟล์หรือ Format ธรรมดา แต่คือการ “ทำลาย” ทางกายภาพหรือทางดิจิทัลอย่างไม่สามารถกู้คืนได้
หากบริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ไม่มีใบนี้ หรือออกให้แบบไม่แสดงรายละเอียด เช่น หมายเลขฮาร์ดดิสก์ รุ่น วิธีการทำลาย คุณควรตั้งคำถามทันทีว่ากระบวนการของเขาน่าเชื่อถือแค่ไหน
ทำลายต่อหน้าลูกค้าได้หรือไม่ ?
ในบางองค์กร เช่น ธนาคาร หน่วยงานรัฐ หรือบริษัทที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA การได้เห็นกระบวนการทำลายต่อหน้า ไม่ว่าจะเป็นการบด เจาะ หรือยิงแม่เหล็ก (degaussing) คือการสร้างความมั่นใจในระดับสูงสุด
บริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ระดับมืออาชีพหลายรายจึงมีบริการ On-Site Destruction หรือยินดีให้ลูกค้าดูผ่านกล้อง CCTV ขณะทำลายแบบเรียลไทม์
ต้องมีระบบตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail)
ฮาร์ดดิสก์แต่ละลูกมีหมายเลขซีเรียล (serial number) เฉพาะตัว บริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ที่ดีจะบันทึกเลขเหล่านี้ และออกเอกสารตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอด เช่น ทำลายเมื่อไหร่ ใครเป็นผู้ทำ เครื่องมือใดที่ใช้
หากองค์กรต้องส่งรายงาน audit หรือทำบัญชีสินทรัพย์ ระบบนี้คือสิ่งที่ช่วยลดความเสี่ยงด้าน compliance ได้ชัดเจนที่สุด
ทำลายตามมาตรฐาน ISO 27001, NIST หรือข้อกำหนดไทย
ISO 27001 คือมาตรฐานความปลอดภัยสารสนเทศระดับสากล ขณะที่ NIST 800-88 เป็นมาตรฐานจากสหรัฐฯ ที่ระบุขั้นตอนการล้างและทำลายข้อมูลอย่างปลอดภัย
ส่วนในไทย กระทรวงพาณิชย์และกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็กำหนดแนวทางที่องค์กรต้องทำตาม โดยเฉพาะธุรกิจด้านบัญชี การเงิน หรือระบบ Cloud หากบริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ไม่ได้ทำตามมาตรฐานเหล่านี้ ควรพิจารณาใหม่ทันที
มีนโยบายความปลอดภัยข้อมูลที่โปร่งใส
อีกสิ่งที่มักถูกมองข้ามคือ “คนที่ทำลายฮาร์ดดิสก์” เขาได้รับการอบรมหรือมีการลงนามข้อตกลงความลับ (NDA) หรือไม่? บริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์ที่มีมาตรฐานสูงจะมีนโยบาย Data Privacy & Security Policy ชัดเจน ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนรับอุปกรณ์ จัดเก็บ จนถึงการทำลาย
ถ้าคุณถามแล้วเขาตอบไม่ได้ว่าพนักงานต้องทำอะไรบ้างก่อนทำลายข้อมูล แปลว่ายังไม่ปลอดภัยพอ
อย่าเลือกแค่ “ถูก” แต่ต้องเลือกให้ “มั่นใจ”
หลายองค์กรเลือกบริษัทรับทำลายฮาร์ดดิสก์จากราคาถูกที่สุด โดยลืมไปว่า ความเสียหายจากข้อมูลรั่วไหลอาจมากกว่าค่าทำลายหลายสิบเท่า
ดังนั้น ก่อนตัดสินใจครั้งหน้า อย่าลืมเช็ก 5 สิ่งนี้ให้ครบ
- มี Certificate of Destruction
- ทำลายต่อหน้าหรือผ่านกล้องได้
- มี Audit Trail
- ปฏิบัติตามมาตรฐานสากล
- มีนโยบายความปลอดภัยชัดเจน
เพราะในโลกยุคใหม่ ข้อมูลที่คุณทำลาย อาจเป็นทรัพย์สินที่ใครสักคนกำลังรอขโมยอยู่โดยไม่รู้ตัว